Один из наиболее распространенных способов сделать это - принять набор правил. Это дает каждому участнику представление о том, как будет проходить собрание, обеспечивая при этом эффективность, поскольку каждый пункт повестки дня отмечен галочкой. Один набор правил, который все еще используется сегодня, - это Правила порядка Роберта.

Каковы правила порядка проведения Роберта?
"Правила порядка" Роберта - это книга, впервые написанная в 1876 году, в которой подробно описана процедура официального собрания. Одна из основных частей правил касается ходатайств и того, как они выполняются. В Правилах ведения заседания Роберта есть шесть типов ходатайств, которые включают основное ходатайство о представлении нового пункта.

Другие предложения заключаются в следующем:

Дополнительное ходатайство используется для изменения порядка рассмотрения основных ходатайств.
Привилегированные предложения используются для вопросов, не связанных с текущей темой, но которые являются срочными.

Случайное предложение ставит под сомнение процедуру рассмотрения других предложений.
Предложение отложить обсуждение фактически прекращает рассматриваемое предложение.
Предложение об отсрочке переносит проведение голосования на более позднее время.
Теперь, когда вы знаете типы ходатайств, вы также должны знать этапы. Чтобы предложение было принято, кто-то должен подать сигнал председателю, встав или подняв руку. Затем другой человек может поддержать предложение, подняв руку или встав, чтобы выразить признательность председателю. После предложения и секунды председатель повторит предложение, чтобы все могли его услышать.

Затем могут начаться дебаты, в ходе которых участники могут уважительно вступить в диалог. После завершения дебатов должно состояться голосование. На этот раз ходатайство будет зачитано еще раз, прежде чем задавать вопросы "за" и "против". После голосования председатель зачитает результаты, на которых предложение будет закрыто.

Хотя предложения являются одной из наиболее важных частей Правил ведения заседания Роберта, они также охватывают порядок открытия и закрытия заседания. Существуют даже правила для редких обстоятельств, которые требуют, чтобы на заседаниях объявлялся перерыв или их продолжительность превышала отведенное время.

Почему используются правила порядка Роберта?

Предприятия и правительственные учреждения обычно используют Правила порядка Роберта отчасти из-за широкого признания. Так много организаций уже придерживаются правил, что новые организации могут легко их перенять. Это просто вопрос традиции и использования чего-то, что работает и не нуждается в замене.

Книга содержит все аспекты собраний и процедур; следовательно, организации гораздо проще принять правила в целом, чем писать свои собственные. Если во время собрания возникает проблема и возникает вопрос о том, как действовать дальше, быстрый просмотр книги должен дать на нее ответ.

Это также определяет темп проведения заседания, а также правильную формулировку, которую следует использовать при внесении предложения. Хотя используемые слова могут показаться не решающим фактором, это предотвращает любую двусмысленность в решениях.

Другим важным аспектом Правил порядка Роберта является поддержание порядка и вежливость. Собрание может быстро превратиться в перебранку, когда несколько увлеченных участников желают высказаться. Правила порядка дают конкретные указания о том, как следует проявлять желание выступить, а также о том, как это признавать и выполнять. Это гарантирует, что выступающий пользуется безраздельным вниманием всех присутствующих.

Распространенным заблуждением является то, что Правила порядка проведения собрания заменяют необходимость в повестке дня. Однако это не тот случай, поскольку правила проведения собраний диктуют формальный процесс составления повестки дня собрания. Вы по-прежнему можете проводить собрания в любом порядке, в каком пожелаете.

Плюсы и минусы правил порядка Роберта
Хотя Правила порядка проведения совещаний Роберта пользуются популярностью, вам следует взвесить все "за" и "против", прежде чем принимать окончательное решение.

Одним из самых больших плюсов Правил порядка является то, что они очень подробные и охватывают широкий спектр сценариев. Они также описывают, как вам следует действовать в случае возникновения подобных ситуаций. Однако в этой книге около 700 страниц из-за того, что она охватывает очень много сценариев, что может затруднить поиск решения для вашей конкретной ситуации.
Еще одно преимущество заключается в том, что, поскольку книга существует так долго и широко принята, многие уже знают ее основные процедуры. Таким образом, вы можете счесть участников собрания более отзывчивыми и осведомленными, чем если бы вы выбирали менее известный метод.

Помимо продолжительности, вам также придется иметь дело со сложностью его чтения. Оригинальная книга была написана более 100 лет назад, и стиль и форма английского языка, на котором она была написана, могут быть трудными для понимания.

Наконец, вы можете рассмотреть альтернативные правила проведения собраний, если Правила порядка Роберта слишком формальны для ваших нужд. Правила хорошо работают для крупных заседаний совета директоров или правительственных процедур, но для небольших советов директоров или предприятий формальность правил может привести к тому, что собрание продлится намного дольше, чем необходимо.

Альтернативы правилам порядка Роберта
Если вы не уверены, подходят ли вам Правила порядка Роберта, не волнуйтесь. Есть два популярных варианта, которые гораздо более упрощены и могут лучше подходить в зависимости от типов совещаний, которые вы будете проводить.

Стандартный Парламентский процессуальный кодекс - хороший вариант для предприятий, которым нужен свод правил, но не нужна сложность правил Роберта. Этот кодекс составляет менее половины объема Правил Роберта и не охватывает все сценарии, содержащиеся в нем. Еще одно преимущество заключается в том, что они написаны современным тоном, который легче читать.

Другой альтернативой являются Правила проведения собраний Этвуда, которые больше полагаются на голоса большинства, чем на полномочия председателя. В остальном порядок внесения предложений и сам процесс проведения заседания очень похожи на Правила ведения заседаний Роберта.