Единственное, что может быть лучше, чем устроить отличную вечеринку, - это спланировать мероприятие, которое принесет пользу достойному делу в придачу. Безусловно, нет недостатка в благотворительных мероприятиях, которые вы можете посетить, от спортивных мероприятий и простых распродаж выпечки до изысканных торжественных ужинов. Довольно удобно, что благотворительная деятельность может быть настолько простой или увлекательной, насколько пожелает человек, от выписывания чека до организации грандиозного мероприятия высокого уровня с участием местных знаменитостей. 

Хотя многие люди предпочитают просто поддержать благотворительность, посетив мероприятие, другие предпочитают жертвовать ресурсы, даже более ценные, чем деньги, - свое время, талант и энергию. Без волонтеров, возглавляющих мероприятия, доходы благотворительных организаций сократились бы, забирая столь необходимые средства у людей, групп и причин, которым они посвящают себя.

Участие в благотворительном мероприятии может стать взаимовыгодными отношениями. Помимо того общего теплого и расплывчатого чувства, которое сопровождает помощь тем, кому повезло меньше, профессиональные достижения являются общими для волонтеров, которые помогают с различными аспектами планирования благотворительного мероприятия. Старшеклассники или студенты колледжей, желающие увеличить количество заявок или ищущие профессионального опыта или даже стажировки, могут сделать это, добровольно сотрудничая с заслуживающей доверия организацией. 

Работающие профессионалы, начиная с окончания колледжа и заканчивая устоявшейся карьерой, могут постоянно расширять свою профессиональную сеть за счет участия в общественной или связанной с карьерой благотворительной организации. Мамы и папы, сидящие дома, могут даже захотеть заполнить недостающие годы в своих резюме, занимаясь волонтерством в свободное время. Какова бы ни была ситуация, многие некоммерческие организации постоянно находятся в поиске надежных и увлеченных волонтеров. Мы составили базовое руководство для потенциальных планировщиков благотворительных мероприятий, которым интересно узнать больше о том, как планируются эти детальные мероприятия.

Выбрать благотворительную организацию, у которой так много достойных целей, может быть непросто. Всемирно известные организации, которые служат нуждающимся людям вдали от дома, такие как Amnesty International или Фонд March of Dimes, имеют давнюю репутацию отличных людей с открытым сердцем. Если вы предпочитаете делать пожертвования немного ближе к дому, организация мероприятия в пользу местных некоммерческих больниц, приютов для бездомных или групп, занимающихся улучшением жизни детей, - отличный способ вернуть долг своему сообществу.

Часто, когда люди решают заняться благотворительностью, они выбирают организацию с целью, которая существенным образом повлияла на их жизнь. Например, дочь, потерявшая свою мать или близкую подругу из-за рака молочной железы, может принять решение сотрудничать с Сьюзан Г. Комен из the Cure, глобальной организацией, занимающейся сбором средств и повышением осведомленности об исследованиях рака молочной железы. Те, кто не имеет особого отношения к организации или делу, могут выбрать одно наугад. Нет неправильного выбора, когда дело доходит до выбора благотворительной организации, если это уважаемая организация с проверенным опытом разумного распределения пожертвованных долларов.

После того, как вы выбрали благотворительную организацию, обычно хорошей идеей является связаться с представителем организации. Служба охраны здоровья детей Атланты - это организация, которая каждую неделю получает множество запросов от групп и людей, заинтересованных в проведении мероприятия по сбору средств.

Кейт Майерс, координатор программ фонда в Children's Healthcare, говорит: "Children's очень повезло, что люди хотят планировать мероприятия на благо организации. Это делает мою работу веселой и увлекательной, потому что я могу поговорить с множеством разных людей, которые либо имели личный опыт работы с детьми, либо которым глубоко небезразлична организация ".

Часто признанные некоммерческие организации рады предоставить ценные рекомендации и идеи, которые помогут вам провести успешное мероприятие. В конце концов, благотворительные организации занимаются сбором денег, поэтому у них есть хорошее представление о том, что работает, а что обычно нет.

Типы благотворительных мероприятий

Тип благотворительного мероприятия, которое вы решите провести, должен во многом зависеть от количества рабочей силы и финансирования, доступных в процессе планирования. Успех специального мероприятия жизненно зависит от постановки заранее достижимых целей. Представители многих благотворительных организаций могут представить реалистичные ожидания, основанные на размере и размахе выбранного мероприятия. При наличии большого количества преданных своему делу волонтеров из бизнеса, сервисной организации, клуба, женского общества и т.п. возможно проведение более масштабного мероприятия, такого как спортивный турнир (например, забег на 5 км или турнир по гольфу). Небольшие группы могут вместо этого выбрать более управляемое мероприятие меньшего масштаба, такое как благотворительный обед, тихий аукцион или сбор средств для спикеров.

По-настоящему торжественные мероприятия высокого класса, такие как посиделки с большими билетами или концерты, требуют гораздо более высокого уровня предварительных инвестиций, увеличивая риск, который берут на себя координаторы, что их инвестиции не будут возвращены. Многие группы предостерегают волонтеров не ставить лошадь впереди повозки в такой ситуации, хотя многие из этих мероприятий оказываются в основном успешными. Прежде чем пытаться провести крупномасштабное мероприятие, необходимо тщательно составить бюджет, спланировать и понять связанные с этим риски. Мероприятия с низким уровнем риска, которые традиционно приносят значительную сумму денег, включают в себя такие простые мероприятия, как автомойки, аукционы, блошиные рынки и распродажи выпечки. Эти варианты - отличный способ для новичка прощупать почву и узнать больше о процессе планирования мероприятия.

Один из набирающих популярность видов сбора средств, который требует значительной организации, но небольшого личного риска, известен как "a-thon". Например, прогулки и танцы, такие как эстафета жизни Американского онкологического общества или Танцевальный марафон Калифорнийского университета в Лос-Анджелесе (UCLA), - это отличная возможность для сотен, а во многих случаях и тысяч людей объединиться, чтобы собрать средства на достойное дело и отлично провести время в процессе.

"Танцевальные марафоны уникальны тем, что они обычно проводятся в университетских городках, что означает, что они полностью спланированы и выполняются студентами", - сказала Кэтлин Твелия, директор по связям с общественностью UCLA Dance Marathon 2010. "Наше поколение часто обвиняют в апатии, однако эта преданность филантропии демонстрирует обратное. Танцевальные марафоны доказывают, что наше поколение заинтересовано и способно изменить мир ".

Танцевальный марафон UCLA 2010 года собрал более 400 000 долларов в пользу организаций, занимающихся поиском лекарства от детского СПИДа. Благотворительные организации ценят каждый заработанный доллар. Показательный пример: Простой киоск с лимонадом, установленный во дворе перед домом предприимчивого 4-летнего больного раком Алекса Скотта (1996-2004), с тех пор превратился в Alex's Lemonade Stand Foundation, благотворительную организацию, которая собрала более 30 миллионов долларов на дальнейшие исследования детского рака. Этот пример является положительным доказательством того, что даже малейшее усилие может изменить жизнь и повлиять на осведомленность.

Организация волонтеров для благотворительных мероприятий
Благотворительные мероприятия так же полны деталей, как и благих намерений. С этой целью для успешного проведения мероприятия необходим штат добровольных волонтеров. Одной из первых задач, которую необходимо выполнить при проведении мероприятий среднего и крупного масштаба, является назначение главы комитета или председателя. В идеале, этот человек должен обладать значительным опытом в этой области, что делает его идеальным кандидатом для руководства благотворительностью. Следующими должны быть назначены главы подкомитетов по таким функциям, как бюджетирование, аудиовизуальные потребности, реклама, питание, подготовка документов, привлечение доноров, логистика, составление бюджета и тому подобное. Оставшихся волонтеров можно разделить на одну или несколько групп по мере необходимости, чтобы заполнить пробелы и обеспечить бесперебойный процесс планирования.

После назначения руководящих должностей на мероприятиях любого масштаба необходимо выбрать дату, время и место проведения торжеств. Очень важно выбрать дату и время, которые не конкурируют напрямую с другими мероприятиями, собирающими такую же толпу. Например, если целью турнира по гольфу является привлечение руководителей высокого уровня, не планируйте его на тот же день, что и конференцию, предназначенную для той же группы. Перед планированием целесообразно дважды проверить календари торговой палаты и газет, чтобы избежать каких-либо конфликтов. Обязательно выделите достаточно времени для тщательного планирования мероприятия и его обнародования. Как правило, небольшие мероприятия могут быть организованы всего за три месяца, а для надлежащего планирования более крупных мероприятий требуется не менее девяти месяцев.

Что касается местоположения, то для небольших мероприятий, как правило, проще и дешевле найти "дом", в то время как другие требуют большего планирования. В большинстве городов есть множество отелей, ресторанов, бизнес-центров и других специальных мест проведения мероприятий, доступных для обедов, ужинов и других мелочей. Хотя эти сайты требуют больших первоначальных инвестиций, мероприятия с большим тиражом, как правило, приносят большую прибыль, если их эффективно спланировать.

Любой организатор вечеринок знает, что лучшие мероприятия связаны с темой. В частности, для благотворительных мероприятий легко определить и включить тему. Мероприятие по сбору средств для местной детской библиотеки может похвастаться тематикой, связанной с классикой детской литературы, в комплекте с вдохновляющими подарками, украшениями и едой (зеленые яйца и ветчина, есть кто-нибудь?).

До начала мероприятия все волонтеры должны быть полностью осведомлены о своих обязанностях, начиная с сервировки стола и заканчивая подтверждением и приветствием ключевых докладчиков. Однако, даже если все точки над i расставлены, а т зачеркнуты, некоторые детали обязательно испортятся или вообще ускользнут от внимания. С этой целью максимально подготовьтесь к неизбежным неудачам. Например, если поставщику провизии не хватает посуды, попросите волонтера быть наготове, чтобы забрать дополнительные принадлежности. Старая поговорка "никогда нельзя быть слишком подготовленным" верна и особенно применима к планированию мероприятий любого масштаба.

Отправляйтесь с группой
Благотворительные мероприятия лучше всего проводить с большой группой добровольцев, таких как друзья или коллеги. "Наиболее успешными являются мероприятия, проводимые корпорацией или комитетом", - сказала Кейт Майерс, координатор программ фонда в детском здравоохранении Атланты. "Отдельный человек не обладает такими же возможностями по планированию и продвижению своего мероприятия, как корпорация, располагающая финансовыми ресурсами. Человеку выгодно делать что-то по своим средствам."

Вовлечение бизнеса в благотворительные мероприятия

Компаниям и организациям, располагающим большими средствами, не нужно слишком беспокоиться о бюджетных ограничениях. Но в случае благотворительных организаций сама цель их существования - растянуть каждый доллар настолько, насколько это возможно. Добровольцы, которые собирают или помогают в планировании благотворительного мероприятия, должны быстро усвоить эту философию. Местные предприятия и предприниматели обычно более чем счастливы сотрудничать с известными и уважаемыми благотворительными организациями. Часто поставщики провизии, координаторы мероприятий и другие поставщики предлагают некоммерческую скидку на свои услуги, поэтому обязательно ходите по магазинам в поисках лучших предложений.

Бизнес-привлечение - еще один отличный способ контролировать ограниченный бюджет. Волонтеры могут отправлять электронные письма, звонить или лично посещать предприятия, чтобы попросить любые товары или услуги, которые они хотят или могут пожертвовать. Например, массажист может пожертвовать бесплатный массаж для пары на безмолвный аукцион или раздачу подарков, а местная кофейня может предоставить бесплатные кофейные кружки или купоны для участников мероприятия.

Чаще всего даже испытывающие трудности предприятия могут раздобыть какой-нибудь товар или услугу, чтобы пожертвовать на достойное дело, особенно если для этого есть стимулы. Подумайте о том, чтобы разместить логотип компании, жертвующей крупные суммы или товары, на вывеске мероприятия на видном месте. В другом масштабе дарителей предметов меньшей ценности можно узнать по логотипу или напечатанному названию на программе или билете. Распознавание доноров может осуществляться любым количеством творческих способов. Мудрые планировщики мероприятий обязательно выполнят любые обещания, данные донорам любого масштаба. Маловероятно, что брошенные доноры повторят свой акт доброты, и они часто рассказывают другим друзьям и компаниям о своем опыте. Всегда помните, что каждый товар, услуга или денежное пожертвование сокращают бюджет и увеличивают конечную прибыль в пользу благотворительности.

Реклама благотворительного мероприятия
Большинство организаторов мероприятий не раз просыпались в холодном поту, когда им живо снилось, что предстоящее мероприятие провалилось, а в поле зрения не было ни одного посетителя. Без огласки этот кошмар может быстро стать реальностью. В конце концов, кто (кроме вашей мамы) собирается прийти, если публика не знает, когда, где и почему происходит мероприятие? Небольшие мероприятия могут обойтись без плакатов, стратегически размещенных в витринах магазинов и на телефонных столбах (сначала получите разрешение). Крупные мероприятия требуют больше усилий для распространения информации. Прежде всего, проконсультируйтесь с благотворительной организацией, в штате которой могут быть специалисты по связям с общественностью для оказания помощи в этом предприятии. Часто у них уже есть контакты с телевидением, радио и печатными СМИ, что может облегчить освещение мероприятия в средствах массовой информации.

Простые объявления в календаре также можно бесплатно разместить в журналах и газетах, обслуживающих целевую аудиторию мероприятия. Однако обязательно планируйте заранее, потому что большинство журналов работают за пару месяцев до публикации. Аналогичным образом отправляйте объявления для ознакомления на собраниях местных общественных и деловых организаций с членами, которым было бы интересно присутствовать. По возможности посещайте эти собрания и лично рассказывайте участникам, почему им следует рассмотреть возможность поддержки благотворительности.

В целях посещаемости и освещения в СМИ знаменитости часто собирают большую толпу и предлагают СМИ желаемый ракурс для истории. Знаменитости из списка A не обязаны создавать шумиху. Местные известные личности, такие как мэр или даже звезда футбола в колледже, могут развязать языки и привлечь толпы и доллары. Конечно, если общественная знаменитость является желанным дополнением к вашему мероприятию, обязательно включите ее в свой календарь как можно раньше в процессе планирования.

Время решает все
Подкованные в средствах массовой информации организаторы мероприятий часто назначают благотворительное мероприятие на определенные дни или месяцы. Мероприятие, предназначенное для центра трансплантации органов, может быть проведено в апреле, в месяц информирования доноров органов. Привязка мероприятия к общепризнанной дате, законодательному акту или какому-либо другому дню, заслуживающему освещения в прессе, повышает вероятность освещения в СМИ, эффективно повышая посещаемость и общую прибыль.

Другие советы по планированию благотворительного мероприятия

Немногие мероприятия проходят без сучка и задоринки, даже если профессиональные планировщики тщательно продумали каждую мелочь. Для тех, кто намерен спланировать еще одно благотворительное мероприятие в будущем, разумно предпринять шаги, чтобы определить, что прошло хорошо, а что нуждается в улучшении. С этой целью краткие формы оценки могут выявить хорошее, плохое и уродливое и помочь комитету по планированию избежать такой же участи в будущем. Например, если все респонденты отвергают поставщика провизии, возможно, пришло время поменять это партнерство на новую компанию с более солидной и вкусной репутацией.

Планирование мероприятия настолько утомительно, что возникает серьезный соблазн избежать ответственности после мероприятия. Иногда может показаться, что волонтеры несут единоличную ответственность за всю вечеринку, но на самом деле по-настоящему грандиозное мероприятие требует объединения усилий множества людей. Доноры, которые так щедро предоставили товары и услуги для аукциона, раздачи подарков и тому подобного, заслуживают признания в той или иной форме за свои усилия. Чаще всего достаточно простой благодарственной записки, написанной от руки, чтобы доноры почувствовали, что их ценят, и захотели сделать пожертвование в следующий раз.

Точно так же следует отметить, что уставшие волонтеры, которые посвятили ночи, выходные и энергию делу, также должны быть отмечены за их тяжелую работу. Часто волонтеры, которые чувствуют себя недооцененными, не решаются возвращаться в комитет по проведению мероприятий в будущем. Похлопывание по спине - это часто все, что необходимо, чтобы зарядить волонтера энергией и подготовить его к следующему раунду. Руководителям мероприятия следует также рассмотреть возможность опроса волонтеров, чтобы узнать их мнение о том, как проходил процесс планирования и каким получилось итоговое мероприятие. Волонтеры в гуще событий часто могут предоставить подробную информацию о том, как можно добиться улучшений, и даже могут быть главными кандидатами на руководящие должности в будущем.